Sizin için dijitalleşme Vatandaşlık Dairesi.
civitas. işlem süresini kısaltır, Rückfrage oranlarını düşürür ve Sachbearbeitung ekibinizi rahatlatır — mevcut Fachverfahren'lere müdahale etmeden.
Belirlediğimiz altı zorluk.
27 Haziran 2024 tarihli StAG reformu, vatandaşlığa kabul sürecindeki yasal engelleri azaltmıştır — ancak idari yapılar buna uygun şekilde modernize edilmemiştir. Aşağıdaki rakamlar, Federal İstatistik Dairesi’nin kamuya açık verileri, medya haberleri ve vatandaşlık makamlarıyla yapılan görüşmelere dayanan tahminlerdir.
Reformdan bu yana başvuru sayısında artış.
5 yıllık süre ve vatandaşlıktan çıkma zorunluluğunun kaldırılması, hak sahipliği kapsamını büyük ölçüde genişletti. Yerel yönetimler, başvuruların yüzde 38'e varan bir artış olduğunu bildiriyor; ancak personel kapasitesi bu artışa ayak uyduramıyor.
Geleneksel başvurularda geri dönüş oranı.
Kağıt başvurular ve tek dilli çevrimiçi formlar, yaklaşık yüzde 47'lik bir geri dönüş oranına yol açmaktadır. Her geri dönüş, işlem süresini ortalama üç ila altı hafta uzatır ve kaynakları iki kat daha fazla meşgul eder.
Almanca ana dili olmayan hak sahipleri.
Tek dilli formlar, geri dönüş olarak gelen sorulara yol açan yanlış anlamalara neden olur. Tercümanlar pahalıdır ve her zaman hazır bulunmazlar. Yapısal dil engelinin getirdiği masrafları idare üstlenir.
Özel prosedüre manuel veri aktarımı.
Başvuru verileri genellikle kağıt veya PDF formlarından manuel olarak özel sistemlere (AKDB, Infoma, kurum içi çözümler) aktarılır. Bu işlem zaman alıcıdır, hataya açıktır ve denetime uygun değildir.
Kamuoyunda tartışılan işlem süreleri.
Yerel medya ve belediye meclisleri, işlem süreleri hakkında düzenli olarak bilgi talep etmektedir. Güvenilir istatistikler ve iyileştirme kanıtları olmadan, idarenin görüş bildirmek için gerekli dayanakları bulunmamaktadır.
Artan iş yüküne rağmen personel sayısında artış yok.
Belediye bütçeleri, vatandaşlık dairelerinde yeni personel alımına nadiren izin verir. Tek seçenek verimliliği artırmaktır — her memur başına aylık daha fazla dosya, kalite kaybı olmadan.
Civitas'ın bu zorlukların her birini nasıl ele aldığı.
civitas. bir ada çözümü değildir, başvuru sahibi ile Fachverfahren'iniz arasında bir katmandır. Yapılandırılmış veri toplama, biçimsiz gelen kutusunun yerini alır — ekibinizin alıştığı araçları değiştirmesi gerekmez.
Yapılandırılmış başvuru kaydı.
14 tematik bölümden oluşan 83 zorunlu soru. Başvuru sahipleri, otomatik doğrulama özelliğine sahip bir dijital sihirbazdan geçerler. Sonuçta, resmi makamlara sunulmaya hazır, eksiksiz, biçimsel olarak doğru ve tüm zorunlu belgeleri içeren bir başvuru ortaya çıkar.
Benzer dijitalleşme projelerinde geri dönüş oranları önemli ölçüde azalmaktadır. Toplam iş hacmi, mevcut personel sayısıyla halledilebilmektedir.
Almanca çıktıda altı dil.
Başvuru sahipleri sihirbazı kendi ana dillerinde doldururlar — Almanca, İngilizce, Türkçe, Arapça, Rusça veya Ukraynaca. Resmi makamlara sunulmaya hazır başvuru otomatik olarak Almanca olarak oluşturulur.
Görevlilerimiz yalnızca Almanca belgelerle çalışmaya devam ediyor. Tercüman randevusu yok, çeviri masrafı yok.
API verilerinin doğrudan uzmanlık sistemine aktarılması.
Yapılandırılmış veriler, standartlaştırılmış arayüzler aracılığıyla AKDB OK.VORFAHRT, Infoma newsystem, d.velop documents ve FIT-Connect sistemlerine aktarılır. Manuel giriş yok, çift giriş yok.
BZR sabıka kayıtları otomatik olarak talep edilmektedir. Dosya, arşivlenene kadar tamamen dijital ortamda işlenmektedir.
Otomatik eksiksizlik denetimi.
civitas, başvurunuzu ilgili kuruma iletmeden önce otomatik olarak şunları kontrol eder: 14 zorunlu bölümün tümü doldurulmuş mu? Gerekli belgeler eklenmiş mi? Tarih ve imzalar doğru mu?
Eksik başvurular, alıcıların gelen kutusuna ulaşmadan önce başvuru sahiplerine geri gönderilir — eksikliklerin tam olarak belirtildiği bir bildirimle birlikte.
Belediye Meclisi, idare ve basın için güvenilir istatistikler.
Yönetici paneli güncel rakamları sunar: Çeyrek dönemler arası işlem süreleri, geri dönüş oranları, ekip iş yükü, menşe ülke dağılımı, onay oranı.
CSV veya PDF raporu olarak dışa aktarılabilir. Belediye Meclisi, idari yetkililer ve kamuoyuna sunulacak görüşler için uygun bir temel oluşturur.
Ekip iş yükünün şeffaf bir şekilde gösterilmesi.
Yük durumuna göre otomatik atama (isteğe bağlı), reddedilen taleplerde çift kontrol ilkesi, bekleyen sorular ve gecikmiş sürelerin genel görünümü. Yöneticiler genel durumu, görevliler ise kendi iş yüklerini görebilir.
Hedef: Gereksiz adımları ortadan kaldırarak, her bir görevli için aylık işlenen vaka sayısında ölçülebilir bir artış sağlamak — fazla mesai gerektirmeden. Somut hedef değerleri pilot uygulamada belirleyeceğiz.
Ekibinizin her gün göreceği şeyler.
Aşağıdaki sunum, hayali bir müşteri ve beklenen hedef değerleri içeren örnek bir senaryoyu göstermektedir. Her belediye, teknik açıdan izole verilere sahip ayrı bir müşteridir. Arayüz, eğitim gerektirmeyecek kadar sezgiseldir ve aynı zamanda idare yönetimi, işleme birimi ve BT departmanının ihtiyaç duydukları bilgileri bulabilecekleri kadar ayrıntılıdır.
| Dosya numarası | Başvuru sahibi | Giriş | Durum |
|---|---|---|---|
| EB-2025-00147 | Andriy Melnyk Ukraynaca · § 10 StAG | 18 Şubat 2025 | Yeni |
| EB-2025-00142 | Aylin Yıldız Türkçe · § 10 StAG | 16 Şubat 2025 | Geri dönüş |
| EB-2025-00138 | Al-Hassan Ailesi Suriye mutfağı · 4 kişi · § 10 + § 9 | 14 Şubat 2025 | İşleniyor |
| EB-2025-00135 | Maria Kovalenko Ukraynaca · § 10 StAG | 12 Şubat 2025 | Karara ilişkin |
Kurumunuzda beklenen etki.
Hedef değerler, belediye idaresi alanında benzer dijitalleştirme projelerinin kamuya açık süreç verileri temel alınarak yapılan bir model hesaplamasına dayanmaktadır. Somut değerleri ise pilot proje kapsamında sizinle birlikte belirleyeceğiz.
Yapılandırılmış ön kayıt sayesinde geri dönüş oranında beklenen azalma. Pilot uygulamada 4. haftadan itibaren ölçülebilir.
Medya kesintilerinin ortadan kaldırılması ve yapılandırılmış veri aktarımı sayesinde ortalama işlem süresinin kısalması öngörülmektedir.
Her bir dosya sorumlusu başına aylık işlenen dosya sayısında beklenen artış — personel sayısı ve çalışma süresi aynı kaldığı takdirde.
Yapılandırılmış bir eğitim planlanmamıştır. Arayüz, ilk günden itibaren kullanılabilir. 2 sayfalık başlangıç kılavuzu.
civitas.'ı uygulamaya koymanın üç yolu.
Dijital altyapınızın olgunluk düzeyine ve mevcut proje bütçesine göre, birlikte en uygun başlangıç noktasını belirliyoruz. Her üç model de daha sonra beyaz etiketli bir yapıya dönüştürülebilir.
Pilot proje
Tek tek belediyeler veya ilçeler, civitas.'ı belirli bir süreliğine, belirli bir departman veya başvuru sahiplerinin bir kısmı için bir kavram kanıtı (Proof-of-Concept) olarak uygulamaya alabilir.
6 ila 12 ay boyunca oryantasyon, işlemlerin yürütülmesine ilişkin eğitim ve işlem süresindeki etkilerin izlenmesini içerir. Pilot aşamadan sonra feshedilebilir.
API entegrasyonu
Standartlaştırılmış arayüzler aracılığıyla mevcut özel uygulamalara entegrasyon. civitas. mevcut sistemi tamamlar, onun yerini almaz — paralel sistem yoktur, verilerin iki kez girilmesi gerekmez.
AKDB OK.VORFAHRT, Infoma newsystem, d.velop documents, MACH, FIT-Connect ve özel sektör uygulamalarıyla birlikte çalışabilirlik, ön aşamada kontrol edilecektir.
Beyaz Etiket
İlçeler, şehirler veya eyalet kurumları için özel bir markalama yapısı. Başvuru süreci yerel yönetim markası altında yürütülürken, teknik platform civitas olarak kalır.
Kendi web sitesi üzerinden vatandaşlarla iletişim kanalları işleten, ancak yazılım geliştirmeyi kendileri üstlenmek istemeyen kamu kurumları için uygundur.
Mevcut yönetim sistemleriyle entegrasyon.
Tek başına bir çözüm değil, paralel bir dünya da değil. civitas., belediyenizin mevcut idari altyapısını tamamlar — standartlaştırılmış arayüzler veya özel sektör uygulamaları için özel adaptörler aracılığıyla.
Vatandaşlığa kabul prosedürü — Yapılandırılmış başvuru verilerinin aktarımı için adaptör ve kararlar için geri bildirim kanalı.
MevcutERP/Özel İşlemler — Dosya numarası atama, ücret hesaplama ve belge arşivleme için adaptörler.
MevcutDijital idari hizmetler için merkezi federal ağ geçidi — OZG uyumlu başvuru alımı.
MevcutDenetime uygun arşivleme — Otomatik dosyalama adaptörü, 10 yıllık saklama süresi.
MevcutGenişletilmiş sabıka kaydının otomatik olarak talep edilmesi için arayüz — Yetkili makama düzenlenmesi.
MevcutKurumsal İçerik Yönetimi ve İş Süreçleri — MACH-Suite için standart adaptör.
MevcuteIDAS uyarınca nitelikli elektronik imza — kağıt işleme gerektirmeyen dijital kararlar için.
2026'nın 3. çeyreği planlanıyorBaşvuru sahipleriyle güvenli e-posta iletişimi — uçtan uca şifreleme, GDPR uyumlu.
MevcutÖzel sektörün kullandığı teknik yöntemler veya belediyelerin kendi geliştirdiği çözümler — Adaptörler Pilot'ta geliştiriliyor.
Talep üzerineSizin için geçerli olan genel koşullar.
İhale hukuku, GDPR ve RDG, özel bir yazılım şirketiyle işbirliği için net kurallar belirlemektedir. civitas. bu kurallara uygun olarak yapılandırılmıştır.
Sunucu konumu: Almanya.
Yalnızca Nürnberg'deki Hetzner Online GmbH. Uçtan uca TLS 1.3, depolama düzeyinde AES-256. AB dışına veri aktarımı yapılmaz. GDPR Madde 28 uyarınca standart olarak AVV.
Kesin veri ayrımı.
Her belediye, tam izolasyona sahip ayrı bir müşteridir. Veri karışması yok, çapraz erişim yok, ayrıntılı rol ve erişim hakları — dışa aktarım yoluyla denetlenebilir.
Tedarikçiye bağımlılık yok.
REST API belgelenmiştir, FIT-Connect entegrasyonu standart olarak sunulur. Tüm verilerin her an dışa aktarılması mümkündür — standart XÖV formatında veya JSON olarak. Teknik açıdan kontrol sizde kalır.
Hukuki danışmanlık değildir.
civitas. yalnızca teknik prosedür desteği sunar. RDG anlamında bireysel vakaların yorumlanması yapılmaz. Hukuki değerlendirme ve karar yüzde yüz kurumunuzda kalır.
Resmi makamların genellikle sorduğu sorular.
Keşif görüşmelerinde sıkça gündeme gelen beş sorunun yanıtları. Diğer konuları ise yüz yüze görüşerek netleştireceğiz.
İşbirliği konusunda ön görüşme.
Yaklaşık altmış dakikalık bir ilk görüşme kapsamında, kurumunuzun somut ihtiyaçlarını, mevcut altyapıyı ve uygun uygulama yöntemlerini sizinle birlikte ele alıyoruz. Bu görüşme herhangi bir yükümlülük getirmemektedir ve yalnızca ihtiyaçların belirlenmesi amacıyla yapılmaktadır. Sonrasında nasıl devam edileceğine siz karar vereceksiniz.