Mehr Klient:innen erreichen.
civitas. übernimmt den administrativen Teil der Einbürgerungsberatung — Ihre Berater:innen konzentrieren sich wieder auf das, wofür sie qualifiziert sind. Fördertarif für anerkannte Träger: kostenfrei bei vorhandener BAMF- oder Landesförderung.
Sechs strukturelle Herausforderungen der Migrationsberatung.
Die Reform des Staatsangehörigkeitsgesetzes hat den Beratungsbedarf erhöht — Personal, Sprachmittlung und IT-Budget sind nicht proportional gewachsen. Die folgenden Werte sind Schätzungen auf Basis öffentlicher BAMF-Zahlen und Gesprächen mit Trägern.
Zwischen Anmeldung und Erstberatung.
Durchschnittliche Wartezeiten an deutschen Migrationsberatungsstellen liegen je nach Region zwischen drei und acht Wochen. Für Menschen mit dringendem Anliegen — Fristablauf, drohender Titelverlust — ist das nicht zumutbar.
Verwaltungsanteil im Beratungsalltag.
Ein erheblicher Teil der Beratungsarbeit entfällt auf Formularausfüllhilfe, Unterlagensortierung und Übersetzungskoordination — Tätigkeiten, für die Sozialpädagog:innen und Jurist:innen nicht ausgebildet wurden.
Kosten und Verfügbarkeit von Dolmetscher:innen.
Professionelle Sprachmittlung ist teuer und nicht immer kurzfristig verfügbar. Kleinere Träger können sich oft nur wenige Stunden pro Monat leisten — obwohl der Bedarf deutlich höher ist.
Pro Quartalsbericht und Verwendungsnachweis.
Zuwendungsgeber wie BAMF oder Länder verlangen differenzierte Sachberichte und Leistungsnachweise. Die manuelle Aggregation aus verschiedenen Quellen bindet mehrere Personentage pro Quartal.
Qualifiziertes Personal schwer zu gewinnen.
Interkulturelle Sozialarbeit, migrationsrechtliche Fachberatung, Mehrsprachigkeit — das Anforderungsprofil ist hoch, das Gehaltsniveau in gemeinnützigen Trägern begrenzt. Freie Stellen bleiben oft monatelang unbesetzt.
Typischer Digitalisierungsetat kleiner Träger.
Software-Lizenzen, Schulungen und IT-Support konkurrieren mit direkten Beratungsressourcen. Professionelle Fallmanagement-Systeme sind für viele Träger schlicht nicht finanzierbar — obwohl sie die Kapazität spürbar heben würden.
Wie civitas. jede dieser Herausforderungen adressiert.
civitas. ist kein Ersatz für Beratungsarbeit — im Gegenteil: Der Wizard übernimmt die mechanischen Tätigkeiten, damit Ihre Berater:innen wieder für das Fachliche verfügbar sind. Menschliche Beratung, technisch entlastet.
Wizard in sechs Sprachen.
Klient:innen füllen den Einbürgerungsantrag in ihrer Muttersprache aus — Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch oder Ukrainisch. Der behördenfertige Output wird automatisch auf Deutsch generiert.
Das reduziert den Dolmetscherbedarf erheblich: Sprachmittlung wird nur noch für komplexe, beratungsbedürftige Themen benötigt, nicht für das reine Ausfüllen.
Berater:innen werden Begleitende.
Statt Formulare gemeinsam auszufüllen, begleiten Ihre Berater:innen Klient:innen durch strategische Fragen: Welche Unterlagen noch fehlen, welche Dokumente beschafft werden müssen, wie mit einem Sonderfall umzugehen ist.
Projizierte Kapazitätssteigerung pro Vollzeitkraft: etwa Verdoppelung der begleitbaren Klient:innenzahl ohne qualitative Einbußen.
Förderberichte automatisiert.
Das System erfasst Beratungsstunden, Leistungskennzahlen und Zielgruppendaten BAMF-konform. Quartalsberichte und Verwendungsnachweise werden auf Knopfdruck erzeugt — konform mit den Anlagen V der BAMF-Richtlinien.
Die manuelle Berichterstellung reduziert sich typischerweise von mehreren Tagen auf wenige Stunden. Anonymisierungsoptionen für datenschutzsensible Auswertungen sind eingebaut.
Multi-User-Zugänge inklusive Ehrenamt.
Unbegrenzte Benutzerkonten für Ihr Team: hauptamtliche Berater:innen, Referent:innen, ehrenamtliche Sprachmittler:innen, studentische Hilfskräfte. Rollenmodell mit abgestuften Rechten — von Vollzugriff bis zu Einsichtbeschränkungen.
Das macht ehrenamtliche Unterstützung niedrigschwellig möglich, ohne Datenschutzrisiken einzugehen.
Fördertarif für anerkannte Träger.
Träger mit aktiver BAMF-Förderung (MBE, JMD), landesfinanzierter Integrationsberatung oder vergleichbarer Zuwendung nutzen civitas. kostenfrei. Schulung, Support und Updates inklusive.
Finanziert wird der Fördertarif aus dem kommerziellen Teil unseres Geschäfts (Privatnutzung, Behörden- und Kanzleikooperationen). Die gemeinnützige Schicht wird so direkt querfinanziert.
Förderberichte als Nebenprodukt der täglichen Arbeit.
Jede dokumentierte Beratungsstunde fließt automatisch in die Zuwendungsnachweise. Die folgende Darstellung zeigt ein Beispiel-Szenario mit fiktivem Träger und Zielwerten aus öffentlich zugänglichen BAMF-Kennzahlen.
Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer:innen
Landeskomplementärförderung 2026
Kapazitätshebel statt Personalwachstum.
Die folgenden Werte sind Zielprojektionen auf Basis vergleichbarer Digitalisierungsprojekte im sozialen Sektor. Ihre konkreten Werte werden im Pilotbetrieb gemeinsam mit Ihrem Träger erhoben.
Durch Verlagerung administrativer Tätigkeiten auf den Wizard kann die begleitbare Fallzahl pro Vollzeitstelle näherungsweise verdoppelt werden — ohne qualitative Einbußen.
Durch höhere Durchsatzraten sinken Wartelisten strukturell. Die durchschnittliche Wartezeit bis zur Erstberatung halbiert sich in der Projektion.
Automatisierte Erfassung der BAMF-Leistungskennzahlen reduziert die manuelle Aufbereitung von Tagen auf Stunden. Mehrere Personentage werden pro Quartal freigespielt.
Der Wizard übernimmt die Übersetzung der Formularinhalte. Sprachmittlung wird nur noch für komplexe Beratungsgespräche benötigt, nicht mehr für das Ausfüllen.
Kostenfrei für anerkannte Träger.
Gemeinnützige Träger sollen digitalisierungsbedingten Technikaufwand nicht aus ihrem Beratungsetat bestreiten müssen. Deshalb trägt sich der Fördertarif aus dem kommerziellen Teil unseres Geschäfts.
Anerkannte Beratungsstellen mit aktiver öffentlicher Förderung nutzen civitas. vollständig kostenfrei. Ohne versteckte Kosten, ohne Staffelgrenzen bei Klient:innenzahlen, ohne Einschränkungen im Funktionsumfang.
Fördertarif
Für Träger mit aktiver BAMF-Förderung (MBE, JMD), landesfinanzierter Integrationsberatung oder vergleichbarer öffentlicher Förderung.
- Volle Funktionalität ohne Einschränkung
- Unbegrenzte Benutzerkonten
- Unbegrenzte Klient:innenakten
- BAMF-konforme Berichtsvorlagen
- Onboarding und Schulung inklusive
- E-Mail-Support werktags
Sozialtarif
Für kleine gemeinnützige Träger ohne BAMF-Basisförderung: Vereine, Initiativen, Nachbarschaftszentren.
- Volle Funktionalität
- Bis zu 5 Benutzerkonten
- Bis zu 100 Klient:innenakten aktiv
- Basis-Berichtsvorlagen
- Onboarding 2 Stunden inklusive
- E-Mail-Support werktags
Großtarif
Für Landes- und Bundesverbände mit mehreren Standorten: Wohlfahrtsverbände, Kommunalzusammenschlüsse, Trägernetzwerke.
- Multi-Standort-Verwaltung
- Konsolidierte Verbandsauswertungen
- Eigene Berichtsschablonen
- Single-Sign-On (SAML)
- Dedizierte Ansprechperson
- Monatliche Review-Termine
Schnittstellen zu bestehender Trägerinfrastruktur.
civitas. ersetzt keine Fallmanagement-Systeme, die Ihr Träger bereits nutzt — wir ergänzen sie. Schnittstellen zu gängigen Fachverfahren, Förderadministration und Buchhaltung sind vorbereitet.
Automatisierte Erzeugung der Anlage V, Sachberichte und Leistungskennzahlen in konformem Format.
VerfügbarAnbindung an Trägerbuchhaltung — für Träger, die den DATEV-Standard nutzen. Buchhalterische Zuordnung zu Kostenstellen.
VerfügbarDirekte Übergabe der fertigen Anträge an kommunale Behörden, sofern diese civitas. nutzen. Sonst Export als PDF.
VerfügbarStrukturierte Weiterleitung an Migrationsrechts-Kanzleien bei Fällen mit Rechtsberatungsbedarf. Aktenübergabe digital.
VerfügbarSingle-Sign-On für verbandsweite Nutzung mit bestehenden Identity-Providern — Microsoft 365, Google Workspace, Keycloak.
VerfügbarProprietäre Fallmanagement-Systeme oder eigenentwickelte Trägerlösungen — Adapter im Pilot konfigurierbar.
Auf AnfrageWas typischerweise im Erstgespräch aufkommt.
Antworten auf die fünf Fragen, die in ersten Gesprächen mit Trägern der Migrationsberatung regelmäßig gestellt werden. Weitere Themen klären wir individuell.
Sondierungsgespräch für Ihren Träger.
In einem Erstgespräch von rund 45 Minuten klären wir, ob Ihr Träger für den Fördertarif qualifiziert ist, welche Integration zu Ihrem bestehenden Trägersystem passt und wie ein Pilot aussehen würde. Das Gespräch ist unverbindlich.