Digitalisierung für Ihre Einbürgerungsbehörde.
civitas. reduziert Bearbeitungsdauer, senkt Rückfrage-Quoten und entlastet Ihr Sachbearbeitungs-Team — ohne Eingriff in bestehende Fachverfahren.
Sechs Herausforderungen, die wir identifiziert haben.
Die StAG-Reform vom 27. Juni 2024 hat die rechtlichen Hürden zur Einbürgerung gesenkt — ohne dass die administrativen Strukturen entsprechend modernisiert wurden. Die folgenden Werte sind Schätzungen auf Basis öffentlicher Zahlen des Statistischen Bundesamtes, Medienberichten und Gesprächen mit Einbürgerungsbehörden.
Anstieg der Antragszahlen seit der Reform.
Die 5-Jahres-Frist und der Wegfall der Aufgabepflicht der Staatsangehörigkeit haben die Anspruchsberechtigung massiv erweitert. Kommunale Behörden berichten von bis zu 38 Prozent mehr Eingängen — Personalkapazitäten wachsen nicht mit.
Rückfragen-Quote bei klassischen Anträgen.
Papier-Anträge und einsprachige Online-Formulare führen zu einer Rückfragen-Quote von rund 47 Prozent. Jede Rückfrage verlängert die Bearbeitungszeit um durchschnittlich drei bis sechs Wochen — und bindet Kapazität doppelt.
Anspruchsberechtigte mit nicht-deutscher Muttersprache.
Einsprachige Formulare erzeugen Missverständnisse, die als Rückfragen zurückkommen. Dolmetscher sind teuer und nicht jederzeit verfügbar. Die Behörde trägt den Aufwand für eine strukturelle Sprachbarriere.
Manuelle Datenübertragung ins Fachverfahren.
Antragsdaten werden häufig aus Papier- oder PDF-Formularen per Hand ins Fachverfahren (AKDB, Infoma, Eigenlösungen) übertragen. Zeitintensiv, fehleranfällig, nicht revisionssicher.
Öffentlich thematisierte Bearbeitungszeiten.
Lokale Medien und kommunalpolitische Gremien fordern regelmäßig Auskunft zu Bearbeitungszeiten. Ohne belastbare Statistiken und Optimierungsnachweise fehlt der Verwaltung die Argumentationsgrundlage für Stellungnahmen.
Kein Personal-Wachstum trotz steigender Last.
Kommunale Haushalte erlauben selten Neueinstellungen in Einbürgerungsbehörden. Die einzige Option ist Effizienzsteigerung — pro Sachbearbeiter:in mehr Fälle pro Monat, ohne Qualitätsverlust.
Wie civitas. jede dieser Herausforderungen adressiert.
civitas. ist keine Insellösung, sondern eine Schicht zwischen Antragsteller und Ihrem Fachverfahren. Die strukturierte Erfassung ersetzt den formlosen Posteingang — ohne dass Ihr Team die gewohnten Werkzeuge wechseln muss.
Strukturierte Antragserfassung.
83 Pflichtfragen in 14 thematischen Abschnitten. Antragsteller durchlaufen einen digitalen Wizard mit automatischer Validierung. Der Output ist ein behördenfertiger Antrag — vollständig, formal korrekt, mit allen Pflichtunterlagen.
In vergleichbaren Digitalisierungsprojekten sinken Rückfragen-Quoten signifikant. Das Gesamtvolumen lässt sich mit derselben Personalstärke abarbeiten.
Sechs Sprachen bei deutschem Output.
Antragsteller füllen den Wizard in ihrer Muttersprache aus — Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch oder Ukrainisch. Der behördenfertige Antrag wird automatisch auf Deutsch generiert.
Ihre Sachbearbeiter:innen arbeiten weiterhin ausschließlich mit deutschen Dokumenten. Keine Dolmetscher-Termine, keine Übersetzungskosten.
Direkte API-Übergabe ins Fachverfahren.
Strukturierte Daten werden über standardisierte Schnittstellen an AKDB OK.VORFAHRT, Infoma newsystem, d.velop documents und FIT-Connect übergeben. Keine manuelle Erfassung, keine Doppeleingabe.
BZR-Führungszeugnisse werden automatisiert angefordert. Die Akte wandert durchgängig digital bis zur Archivierung.
Automatische Vollständigkeitsprüfung.
Vor der Übergabe an Ihre Behörde prüft civitas. automatisch: Sind alle 14 Pflichtabschnitte ausgefüllt? Liegen die erforderlichen Unterlagen bei? Stimmen Datum und Unterschriften?
Unvollständige Anträge werden an die Antragsteller zurückgespielt, bevor sie Ihren Posteingang erreichen — mit konkretem Hinweis, was fehlt.
Belastbare Statistiken für Rat, Verwaltung und Presse.
Das Admin-Dashboard liefert tagesaktuelle Zahlen: Durchlaufzeiten im Quartalsvergleich, Rückfragen-Quoten, Team-Auslastung, Herkunftslandverteilung, Bewilligungsquote.
Exportierbar als CSV oder als PDF-Bericht. Geeignete Grundlage für Stellungnahmen gegenüber Rat, Verwaltungsspitze und Öffentlichkeit.
Transparente Team-Auslastung.
Automatische Zuweisung nach Auslastung (optional), Vier-Augen-Prinzip bei Ablehnungen, Übersicht über offene Rückfragen und überfällige Fristen. Amtsleitungen sehen das Gesamtbild, Sachbearbeiter:innen ihren Arbeitsvorrat.
Ziel: messbar mehr bearbeitete Fälle pro Sachbearbeiter:in pro Monat — ohne Mehrarbeit, durch Eliminierung redundanter Schritte. Konkrete Zielgrößen definieren wir im Pilot.
Was Ihr Team täglich sehen würde.
Die folgende Darstellung zeigt ein Beispiel-Szenario mit fiktivem Mandanten und erwarteten Zielwerten. Jede Kommune ist technisch ein eigener Mandant mit isolierten Daten. Die Oberfläche ist intuitiv genug, dass keine Schulung erforderlich ist — und detailliert genug, dass Amtsleitung, Sachbearbeitung und IT die Informationen finden, die sie brauchen.
| Aktenzeichen | Antragsteller:in | Eingang | Status |
|---|---|---|---|
| EB-2025-00147 | Andriy Melnyk Ukrainisch · § 10 StAG | 18.02.2025 | Neu |
| EB-2025-00142 | Aylin Yıldız Türkisch · § 10 StAG | 16.02.2025 | Rückfrage |
| EB-2025-00138 | Familie Al-Hassan Syrisch · 4 Personen · § 10 + § 9 | 14.02.2025 | In Bearbeitung |
| EB-2025-00135 | Maria Kovalenko Ukrainisch · § 10 StAG | 12.02.2025 | Zur Entscheidung |
Der erwartete Effekt in Ihrer Behörde.
Zielwerte auf Basis einer Modellrechnung mit öffentlich zugänglichen Verfahrensdaten vergleichbarer Digitalisierungsprojekte im kommunalen Verwaltungsumfeld. Ihre konkreten Werte erheben wir im Pilotprojekt gemeinsam mit Ihnen.
Erwartete Reduktion der Rückfragen-Quote durch strukturierte Vorerfassung. Im Pilot ab Woche 4 messbar.
Projizierte Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer durch Medienbruchbeseitigung und strukturierte Datenübergabe.
Erwarteter Zuwachs an bearbeiteten Fällen pro Sachbearbeiter:in pro Monat — bei gleicher Personalstärke und gleicher Arbeitszeit.
Keine strukturierte Schulung vorgesehen. Die Oberfläche ist ab Tag 1 nutzbar. Onboarding-Guide 2 Seiten.
Drei Wege, civitas. einzuführen.
Je nach Reife Ihrer digitalen Infrastruktur und verfügbarem Projektrahmen wählen wir gemeinsam den passenden Einstieg. Alle drei Modelle lassen sich später in White-Label überführen.
Pilotprojekt
Einzelne Kommunen oder Landkreise können civitas. als zeitlich befristeten Proof-of-Concept einführen — für einen Fachbereich oder eine Teilmenge der Antragsteller.
Inklusive Onboarding, Schulung der Sachbearbeitung und begleitender Messung der Durchlaufzeit-Effekte über 6 bis 12 Monate. Kündbar nach Pilot.
API-Integration
Anbindung an bestehende Fachverfahren über standardisierte Schnittstellen. civitas. ergänzt das vorhandene System, ersetzt es nicht — kein Parallelsystem, keine Datendoppelpflege.
Interoperabilität mit AKDB OK.VORFAHRT, Infoma newsystem, d.velop documents, MACH, FIT-Connect und proprietären Fachverfahren wird im Vorlauf geprüft.
White-Label
Eigene Branding-Instanz für Landkreise, Städte oder Landesbehörden. Der Antragsprozess läuft unter kommunaler Marke, die technische Plattform bleibt civitas.
Geeignet für Verwaltungen, die Bürgerkontaktpunkte unter eigenem Auftritt betreiben, aber nicht selbst Software entwickeln wollen.
Schnittstellen zu bestehenden Verwaltungssystemen.
Keine Insellösung, keine Parallelwelt. civitas. ergänzt die vorhandene Verwaltungsinfrastruktur Ihrer Kommune — über standardisierte Schnittstellen oder individuelle Adapter für proprietäre Fachverfahren.
Fachverfahren Einbürgerung — Adapter für strukturierte Antragsdatenübergabe und Rückkanal für Entscheidungen.
VerfügbarERP/Fachverfahren — Adapter für Aktenzeichen-Vergabe, Gebührenabrechnung, Dokumentenablage.
VerfügbarZentrales Bundes-Gateway für digitale Verwaltungsleistungen — OZG-konformer Antragseingang.
VerfügbarRevisionssichere Archivierung — Adapter für automatische Ablage, 10-Jahres-Aufbewahrung.
VerfügbarSchnittstelle für automatisierte Anfrage des erweiterten Führungszeugnisses — Ausstellung an die Behörde.
VerfügbarEnterprise-Content-Management & Fachverfahren — Standard-Adapter für die MACH-Suite.
VerfügbarQualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS — für digitale Bescheide ohne Papierprozess.
Q3 2026 geplantSichere E-Mail-Kommunikation mit Antragstellern — Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, DSGVO-konform.
VerfügbarProprietäre Fachverfahren oder kommunale Eigenentwicklungen — Adapter werden im Pilot entwickelt.
Auf AnfrageRahmenbedingungen, die für Sie gelten.
Das Vergaberecht, die DSGVO und das RDG setzen klare Leitplanken für die Zusammenarbeit mit einer privaten Software-Firma. civitas. ist strukturell darauf ausgelegt.
Serverstandort Deutschland.
Ausschließlich Hetzner Online GmbH in Nürnberg. TLS 1.3 Ende-zu-Ende, AES-256 auf Speicherebene. Keine Datenübertragung außerhalb der EU. AVV nach DSGVO Art. 28 standardmäßig.
Strikte Datentrennung.
Jede Kommune ist ein eigener Mandant mit vollständiger Isolation. Keine Datenvermischung, keine Querzugriffe, granulare Rollen- und Zugriffsrechte — auditierbar per Export.
Kein Vendor-Lock-in.
REST-API dokumentiert, FIT-Connect-Anbindung Standard. Export aller Daten jederzeit möglich — im Standardformat XÖV bzw. als JSON. Sie bleiben technisch souverän.
Keine Rechtsberatung.
civitas. bietet rein technische Verfahrensunterstützung. Keine Auslegung von Einzelfällen im Sinne des RDG. Die rechtliche Bewertung und Entscheidung bleibt zu 100 Prozent bei Ihrer Behörde.
Was Amtsleitungen typischerweise fragen.
Antworten auf die fünf Fragen, die in Sondierungsgesprächen regelmäßig aufkommen. Weitere Themen klären wir im persönlichen Austausch.
Sondierungsgespräch zur Kooperation.
Im Rahmen eines etwa sechzigminütigen Erstgesprächs erörtern wir mit Ihnen den konkreten Bedarf Ihrer Behörde, die vorhandene Infrastruktur sowie die in Frage kommenden Einführungswege. Das Gespräch ist unverbindlich und dient ausschließlich der Bedarfsklärung. Über das weitere Vorgehen entscheiden Sie im Anschluss.