الرقمنة من أجل هيئة التجنس.
يقلل civitas. من مدة المعالجة، ويخفض نسب Rückfragen ويخفف الضغط عن فريق Sachbearbeitung لديكم — دون التدخل في Fachverfahren الحالية.
ستة تحديات حددناها.
أدى إصلاح قانون الإقامة الدائمة (StAG) الصادر في 27 يونيو 2024 إلى تخفيف العقبات القانونية التي تعترض طريق التجنس — دون أن يتم تحديث الهياكل الإدارية وفقًا لذلك. القيم التالية هي تقديرات تستند إلى الأرقام الرسمية الصادرة عن المكتب الاتحادي للإحصاء، والتقارير الإعلامية، والمحادثات مع سلطات التجنس.
ارتفاع عدد الطلبات منذ إجراء الإصلاح.
أدى تحديد مدة 5 سنوات وإلغاء شرط التخلي عن الجنسية إلى توسيع نطاق الأهلية بشكل كبير. وتشير السلطات المحلية إلى زيادة في عدد الطلبات الواردة تصل إلى 38 في المائة — في حين أن القدرات البشرية لا تواكب هذا النمو.
نسبة الاستفسارات في الطلبات التقليدية.
تؤدي الطلبات الورقية والنماذج الإلكترونية أحادية اللغة إلى معدل استفسارات يبلغ حوالي 47 في المائة. ويؤدي كل استفسار إلى إطالة مدة المعالجة بمعدل يتراوح بين ثلاثة وستة أسابيع — ويستهلك ضعف الموارد.
المستحقون الذين لغتهم الأم ليست الألمانية.
تؤدي النماذج أحادية اللغة إلى حدوث سوء فهم، مما يؤدي إلى إعادة توجيه الاستفسارات. خدمات الترجمة الفورية مكلفة وليست متاحة في كل الأوقات. وتتحمل الجهة الرسمية عبء الحاجز اللغوي الهيكلي.
نقل البيانات يدويًا إلى النظام المتخصص.
غالبًا ما يتم نقل بيانات الطلبات يدويًّا من نماذج ورقية أو ملفات PDF إلى الأنظمة المتخصصة (AKDB، Infoma، الحلول الخاصة). وهي عملية تستغرق وقتًا طويلاً، وعرضة للأخطاء، ولا تتوافق مع متطلبات التدقيق.
أوقات المعالجة التي تمت مناقشتها علنًا.
تطالب وسائل الإعلام المحلية والهيئات السياسية البلدية بانتظام بتقديم معلومات حول مدة إنجاز المعاملات. وبدون إحصاءات موثوقة وأدلة على التحسين، تفتقر الإدارة إلى الأساس المنطقي الذي تستند إليه في إصدار بياناتها.
لا زيادة في عدد الموظفين رغم تزايد الأعباء.
نادراً ما تسمح الميزانيات البلدية بتعيين موظفين جدد في هيئات التجنيس. الخيار الوحيد هو زيادة الكفاءة — أي معالجة عدد أكبر من الحالات شهرياً لكل موظف، دون المساس بالجودة.
كيف تتعامل civitas مع كل من هذه التحديات.
civitas. ليس حلاً معزولاً، بل طبقة بين مقدم الطلب و Fachverfahren لديكم. الالتقاط المنظم يحل محل صندوق الوارد غير الرسمي — دون أن يضطر فريقكم إلى تغيير الأدوات المعتادة.
تسجيل الطلبات بشكل منظم.
83 سؤالاً إلزامياً موزعة على 14 قسمًا موضوعيًا. يمر مقدم الطلب عبر معالج رقمي مزود بخاصية التحقق التلقائي. والنتيجة هي طلب جاهز للتقديم إلى الجهات المختصة — كامل وصحيح من الناحية الشكلية، ومرفق بجميع المستندات الإلزامية.
في مشاريع الرقمنة المماثلة، تنخفض معدلات الاستفسارات بشكل ملحوظ. ويمكن إنجاز الحجم الإجمالي من العمل بنفس عدد الموظفين.
ست لغات في النسخة الألمانية.
يملأ مقدمو الطلبات النموذج بلغتهم الأم — الألمانية أو الإنجليزية أو التركية أو العربية أو الروسية أو الأوكرانية. ويتم إنشاء الطلب الجاهز للتقديم إلى الجهات الرسمية تلقائيًا باللغة الألمانية.
يواصل موظفوكم العمل حصريًّا على الوثائق الألمانية. لا حاجة لمواعيد الترجمة الفورية، ولا تكاليف للترجمة.
نقل مباشر عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) إلى النظام المتخصص.
يتم نقل البيانات المنظمة عبر واجهات قياسية إلى AKDB OK.VORFAHRT وInfoma newsystem وd.velop documents وFIT-Connect. لا حاجة إلى الإدخال اليدوي، ولا إلى الإدخال المزدوج.
يتم طلب شهادات السجل الجنائي (BZR) آليًّا. ويتم نقل الملف رقمياً بشكل كامل حتى مرحلة الأرشفة.
التحقق التلقائي من اكتمال البيانات.
قبل إرسال الطلب إلى الجهة المعنية، تقوم civitas. تلقائيًا بالتحقق مما يلي: هل تم ملء جميع الأقسام الإلزامية الـ 14؟ هل تم إرفاق المستندات المطلوبة؟ هل التاريخ والتوقيعات صحيحة؟
يتم إعادة الطلبات غير المكتملة إلى مقدميها قبل وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بهم — مع إشارة محددة إلى العناصر الناقصة.
إحصاءات موثوقة للمجلس والإدارة ووسائل الإعلام.
تقدم لوحة تحكم المسؤول أرقامًا محدثة يوميًا: أوقات إنجاز الطلبات مقارنةً بالفصول السابقة، ونسب الاستفسارات، ومعدل استغلال طاقة الفريق، وتوزيع البلدان المصدرة، ونسبة الموافقة.
يمكن تصديرها كملف CSV أو كتقرير PDF. وتشكل أساسًا مناسبًا لإعداد الملاحظات الموجهة إلى المجلس والإدارة العليا والجمهور.
رؤية واضحة لحجم العمل الملقى على عاتق الفريق.
التوزيع التلقائي حسب حجم العمل (اختياري)، ومبدأ المراجعة المزدوجة في حالات الرفض، ونظرة عامة على الاستفسارات المعلقة والمواعيد المتأخرة. يرى مديرو الأقسام الصورة الكاملة، بينما يرى الموظفون المسؤولون عن الملفات حجم العمل الموكَل إليهم.
الهدف: زيادة عدد القضايا التي يتم معالجتها لكل موظف/موظفة شهريًّا بشكل قابل للقياس — دون زيادة في عبء العمل، من خلال التخلص من الخطوات الزائدة عن الحاجة. وسنحدد الأهداف المحددة خلال المرحلة التجريبية.
ما سيشاهده فريقكم يوميًا.
يُظهر الرسم البياني التالي سيناريوًّا نموذجيًّا يتضمن عميلاً وهميًّا وقيمًا مستهدفة متوقعة. وتُعتبر كل بلدية، من الناحية الفنية، عميلاً مستقلاً ببيانات منفصلة. وتتميز واجهة المستخدم بكونها بديهية بما يكفي بحيث لا تتطلب أي تدريب — ومفصلة بما يكفي لتمكين الإدارة العليا والموظفين المسؤولين عن الملفات وقسم تكنولوجيا المعلومات من العثور على المعلومات التي يحتاجونها.
| رقم الملف | مقدم الطلب | المدخل | الحالة |
|---|---|---|---|
| EB-2025-00147 | أندري ميلنيك الأوكرانية · المادة 10 من قانون الإقامة | 18 فبراير 2025 | جديد |
| EB-2025-00142 | آيلين يلدز التركية · المادة 10 من قانون الإقامة | 16 فبراير 2025 | استفسار |
| EB-2025-00138 | عائلة الحسن سوري · 4 أشخاص · 10 + 9 | 14 فبراير 2025 | قيد الإعداد |
| EB-2025-00135 | ماريا كوفالينكو الأوكرانية · المادة 10 من قانون الإقامة | 12 فبراير 2025 | بشأن القرار |
التأثير المتوقع في مؤسستكم.
القيم المستهدفة تستند إلى نموذج حسابي يعتمد على بيانات إجرائية متاحة للجمهور من مشاريع رقمنة مماثلة في مجال الإدارة البلدية. وسنقوم بجمع القيم المحددة معكم في إطار المشروع التجريبي.
من المتوقع انخفاض معدل الاستفسارات بفضل التسجيل المسبق المنظم. ويمكن قياس ذلك في المرحلة التجريبية اعتبارًا من الأسبوع الرابع.
توقع تقصير متوسط مدة المعالجة من خلال التخلص من انقطاع الوسائط ونقل البيانات بشكل منظم.
الزيادة المتوقعة في عدد القضايا التي يتم معالجتها لكل موظف في الشهر — مع بقاء عدد الموظفين وساعات العمل على حالهما.
لا توجد خطة تدريب منظمة. يمكن استخدام الواجهة من اليوم الأول. دليل التمهيد: صفحتان.
ثلاث طرق لتطبيق نظام civitas.
بناءً على مدى نضج البنية التحتية الرقمية الخاصة بكم وإطار العمل المتاح للمشروع، نختار معًا الطريقة الأنسب للبدء. ويمكن تحويل النماذج الثلاثة جميعها لاحقًا إلى نموذج العلامة البيضاء.
مشروع تجريبي
يمكن للبلديات أو المقاطعات الفردية تطبيق نظام «civitas.» كبرنامج تجريبي محدود المدة — لقطاع معين أو لمجموعة محددة من مقدمي الطلبات.
يشمل ذلك عملية الإعداد الأولي، وتدريب الموظفين على إجراءات معالجة الملفات، وقياس تأثيرات مدة إنجاز المهام على مدار 6 إلى 12 شهراً. قابلة للإلغاء بعد انتهاء المرحلة التجريبية.
تكامل واجهة برمجة التطبيقات
الربط مع الأنظمة المتخصصة الحالية عبر واجهات قياسية. لا يُعد civitas. بديلاً عن النظام الحالي، بل يُكمله — فلا يوجد نظام موازٍ، ولا حاجة إلى إدارة البيانات مرتين.
سيتم التحقق مسبقًا من قابلية التشغيل البيني مع أنظمة AKDB OK.VORFAHRT وInfoma newsystem وd.velop documents وMACH وFIT-Connect والإجراءات المتخصصة الخاصة.
العلامة البيضاء
كيان خاص بالعلامة التجارية للمقاطعات أو المدن أو السلطات الإقليمية. تتم عملية تقديم الطلبات تحت العلامة التجارية المحلية، بينما تظل المنصة التقنية هي «سيفيتاس».
مناسب للجهات الإدارية التي تدير نقاط اتصال مع المواطنين من خلال موقع إلكتروني خاص بها، ولكنها لا ترغب في تطوير البرامج بنفسها.
واجهات ربط مع الأنظمة الإدارية الحالية.
ليست حلاً منعزلاً، ولا عالماً موازياً. يُكمل نظام civitas. البنية التحتية الإدارية الحالية لبلديتكم — عبر واجهات قياسية أو محولات مخصصة للإجراءات المتخصصة الخاصة.
الإجراءات الفنية الخاصة بالتجنس — محول لنقل بيانات الطلبات المنظمة وقناة للرد على القرارات.
متوفرنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)/الإجراءات المتخصصة — محول لتخصيص أرقام الملفات، وحساب الرسوم، وحفظ المستندات.
متوفربوابة اتحادية مركزية للخدمات الإدارية الرقمية — استلام الطلبات وفقًا لقانون الإجراءات الإدارية (OZG).
متوفرأرشفة متوافقة مع متطلبات التدقيق — محول للتخزين التلقائي، مع فترة حفظ مدتها 10 سنوات.
متوفرواجهة إلكترونية لتقديم الطلبات الآلية للحصول على شهادة السجل الجنائي الموسعة — إصدارها إلى الجهة المختصة.
متوفرإدارة محتوى المؤسسات والعمليات المتخصصة — محول قياسي لمجموعة MACH.
متوفرالتوقيع الإلكتروني المؤهل وفقًا لاتفاقية eIDAS — لإصدار قرارات رقمية دون الحاجة إلى إجراءات ورقية.
من المقرر في الربع الثالث من عام 2026اتصالات آمنة عبر البريد الإلكتروني مع مقدمي الطلبات — تشفير من طرف إلى طرف، متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
متوفرسواء كانت إجراءات متخصصة خاصة أو تطويرات محلية — يتم تطوير المحولات في المشروع التجريبي.
حسب الطلبالشروط العامة التي تنطبق عليك.
يضع قانون المناقصات واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون مكافحة التمييز (RDG) معايير واضحة للتعاون مع شركة برمجيات خاصة. وقد صُممت civitas. هيكليًا لتتوافق مع هذه المعايير.
موقع الخادم في ألمانيا.
شركة Hetzner Online GmbH في نورنبرغ حصريًّا. بروتوكول TLS 1.3 من طرف إلى طرف، وتشفير AES-256 على مستوى التخزين. لا يتم نقل البيانات خارج الاتحاد الأوروبي. اتفاقية خدمات (AVV) وفقًا للمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات (DSGVO) بشكل افتراضي.
الفصل التام بين البيانات.
تُعتبر كل بلدية عميلاً مستقلاً يتمتع بعزل تام. لا يوجد خلط للبيانات، ولا وصول متبادل، مع حقوق وصول وأدوار محددة بدقة — قابلة للتدقيق من خلال التصدير.
لا يوجد تقييد بالبائع.
واجهة برمجة تطبيقات REST موثقة، واتصال FIT-Connect قياسي. يمكن تصدير جميع البيانات في أي وقت — بالصيغة القياسية XÖV أو بتنسيق JSON. ستحافظون على استقلاليتكم التقنية.
لا يُعد هذا استشارة قانونية.
يقدم civitas. دعماً تقنياً للإجراءات فقط. لا يوجد تفسير لحالات فردية بمفهوم RDG. يبقى التقييم القانوني والقرار 100 بالمائة لدى سلطتكم.
الأسئلة التي تطرحها الجهات الرسمية عادةً.
إجابات على الأسئلة الخمسة التي تُطرح عادةً خلال المحادثات الاستكشافية. أما الموضوعات الأخرى، فسنناقشها خلال لقاء شخصي.
محادثة استكشافية حول التعاون.
في إطار لقاء أولي مدته حوالي ستين دقيقة، نناقش معكم الاحتياجات المحددة لجهتكم الرسمية، والبنية التحتية المتوفرة، بالإضافة إلى طرق التنفيذ الممكنة. هذا اللقاء غير ملزم ويهدف حصريًا إلى تحديد الاحتياجات. وستتخذون بعد ذلك القرار بشأن الخطوات التالية.