Datenschutzerklärung

Kern unseres Dienstes ist die software-gestützte Erstellung Ihrer Antragsunterlagen. Dazu verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Wizard machen — persönliche Grunddaten, Aufenthalts- und Familienverhältnisse, Sprachkenntnisse, wirtschaftliche Verhältnisse sowie ggf. Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen —, Ihre hochgeladenen Dokumente und Ihre Kontodaten (E-Mail-Adresse, Bestellungen, Abonnements). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Einzelne Angaben können besondere Kategorien personenbezogener Daten offenbaren (Art. 9 DSGVO, etwa Rückschlüsse auf die Herkunft). Diese verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen (Art. 10 DSGVO) verarbeiten wir ausschließlich, soweit das amtliche Antragsformular sie abfragt — verschlüsselt und nur für Ihren Antrag.

Die Bereitstellung dieser Daten ist für den Vertrag erforderlich: Ohne Ihre Angaben können wir Ihre Antragsunterlagen nicht erstellen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

Das amtliche Antragsformular fragt auch Daten von Familienangehörigen ab (Ehegatte, Kinder, ggf. Eltern — z. B. Name, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit). Diese Daten erheben wir nicht bei den Betroffenen selbst; sie stammen aus Ihren Angaben im Wizard (Art. 14 DSGVO). Wir verarbeiten sie ausschließlich zur Erstellung Ihrer Antragsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und geben sie an keine anderen als die in dieser Erklärung genannten Empfänger weiter. Alle unten beschriebenen Betroffenenrechte stehen auch Ihren Familienangehörigen zu. Bitte informieren Sie erwachsene Familienangehörige, deren Daten Sie angeben, über diese Erklärung.

Wenn Sie Ausweisdokumente hochladen (z. B. Pass oder elektronischen Aufenthaltstitel), werden die Bilddaten zur automatischen Texterkennung an Anthropic PBC (USA) übermittelt und dort mit dem KI-Modell Claude ausgelesen — so übernehmen wir Ihre Dokumentdaten direkt in den Antrag, ohne dass Sie alles abtippen müssen. Gleiches gilt für Behördenschreiben, die Sie im Antrags-Tracker zur Übersetzung hochladen — auch deren Inhalte werden zur Texterkennung und Übersetzung an Anthropic PBC übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Absicherung der Übermittlung in die USA siehe den Abschnitt „Übermittlung in Drittländer“.

Zahlungen wickelt Stripe ab; unser Vertragspartner ist Stripe Payments Europe Ltd (Irland). Stripe erhält die für die Zahlung erforderlichen Daten; Ihre Kartendaten werden direkt bei Stripe erfasst und erreichen unsere Server nicht. Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gesetzliche Pflichten (lit. c), insbesondere die steuerliche Aufbewahrung von Rechnungsdaten (§ 147 AO). Innerhalb der Stripe-Gruppe können Daten in die USA übermittelt werden; Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Login-Links, Bestell-, Ergebnis- und Bestätigungs-Mails versenden wir über Postmark, einen Dienst der AC PM LLC (USA, Unternehmensgruppe ActiveCampaign). Postmark erhält dazu Ihre E-Mail-Adresse und die Mail-Inhalte. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). AC PM LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. -anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (lit. f). Wir speichern die Anfrage, solange ihre Bearbeitung es erfordert, und löschen sie anschließend.

Für Wartelisten und Produkt-Benachrichtigungen verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine Bestätigungs-Mail, und erst Ihr Klick auf den Bestätigungslink aktiviert die Anmeldung. Zum Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) protokollieren wir Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-Kennung und den Wortlaut der Einwilligung.

Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an kontakt@einbuergerungsservice.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Angabe ist freiwillig; nach dem Widerruf löschen wir Ihre Wartelisten-Daten, soweit keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt.

Unsere Systeme laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg (Deutschland); dort betreiben wir auch den Objektspeicher für hochgeladene Dokumente. Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung) in Server-Logs. Anwendungsfehler erfassen wir mit Sentry, einem Dienst der Functional Software, Inc. (USA); personenbezogene Inhalte werden vor der Übermittlung so weit wie möglich automatisiert entfernt (PII-Scrubbing). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zur Reichweitenmessung setzen wir Plausible Analytics ein, einen Dienst der Plausible Insights OÜ (Tallinn, Estland — Verarbeitung in der EU), ohne Cookies. Erfasst werden aggregierte Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Herkunftsland, Gerätetyp); einzelne Besucher werden nicht identifiziert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der aggregierten Analyse der Website-Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit über die Datenschutz-Einstellungen auf der Website widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) setzen wir Microsoft Clarity ein, einen Dienst der Microsoft Corporation (USA), der Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps erstellt, damit wir die Bedienbarkeit der Website verbessern können. Ohne Einwilligung wird Clarity nicht geladen. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden (siehe „Übermittlung in Drittländer“). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Technisch notwendig sind ein signiertes Sitzungs-Cookie (Login und Zuordnung Ihres Antrags) sowie die lokale Zwischenspeicherung Ihres Wizard-Entwurfs im Browser — dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Alle nicht notwendigen Zugriffe auf Ihr Endgerät erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Details zu allen eingesetzten Cookies und Ihre Einstellungsmöglichkeiten: https://einbuergerungsservice.de/recht/cookies

Ihre Daten gehen ausschließlich an die in dieser Erklärung genannten Empfänger: Hetzner Online GmbH (Hosting), Stripe (Zahlungen), AC PM LLC/Postmark (E-Mail-Versand), Plausible Insights OÜ (Reichweitenmessung), Anthropic PBC (Dokumentenerkennung), Functional Software, Inc. (Sentry, Fehlerdiagnose) und — nur mit Ihrer Einwilligung — Microsoft Corporation (Clarity). Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind durch Verträge nach Art. 28 DSGVO gebunden. An Behörden übermitteln wir Ihre Daten nicht — Ihren Antrag reichen Sie selbst bei der zuständigen Behörde ein.

Einige Empfänger sitzen in den USA: Stripe (Zahlungen), AC PM LLC/ActiveCampaign (E-Mail-Versand), Anthropic PBC (Dokumentenerkennung), Functional Software, Inc. (Sentry, Fehlerdiagnose) und Microsoft Corporation (Clarity, nur mit Einwilligung). Soweit der Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DSGVO, Beschluss (EU) 2023/1795); Stripe, AC PM LLC/ActiveCampaign und Microsoft Corporation sind dort zertifiziert (einsehbar unter https://www.dataprivacyframework.gov). Im Übrigen sichern wir Übermittlungen durch EU-Standardvertragsklauseln ab (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie über kontakt@einbuergerungsservice.de.

Sensible Antragsdaten werden vor dem Speichern zusätzlich auf Anwendungsebene mit AES-256-GCM verschlüsselt. Die Übertragung erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt (HTTPS) mit HSTS. Mehr zu unseren Sicherheitsmaßnahmen: https://einbuergerungsservice.de/recht/sicherheit

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Auskunfts- und Export-Anfragen richten Sie an kontakt@einbuergerungsservice.de; nach Identitätsprüfung stellen wir Ihre Daten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (JSON) bereit. Die Kontolöschung steht zusätzlich als Self-Service in Ihrem Konto zur Verfügung. Von der Löschung ausgenommen sind nur Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, z. B. Rechnungsdaten).

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO) — das betrifft insbesondere die Reichweitenmessung, der Sie direkt über die Datenschutz-Einstellungen der Website widersprechen können. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Richten Sie Ihren Widerspruch an kontakt@einbuergerungsservice.de.

Der Wizard erstellt aus Ihren Angaben eine software-gestützte Einschätzung, ob Ihre Angaben die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen. Diese Einschätzung ist eine Informations- und Ausfüllhilfe — eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Ihren Antrag entscheidet ausschließlich die zuständige Behörde. civitas. ist ein privater Dienstleister — keine Behörde, keine Rechtsanwaltskanzlei.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert; maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem oben angegebenen Stand. Sollten wir Ihre Daten zu einem anderen als dem ursprünglich erhobenen Zweck weiterverarbeiten wollen, informieren wir Sie vorab (Art. 13 Abs. 3 DSGVO).